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「新入社員はパソコンが使えない」という言葉を耳にすることがあります。
近年、スマホネイティブ世代の新入社員が増えたことにより、パソコンスキルに不安を抱える企業が増えています。「WordやExcelを使った資料作成ができない」「ファイルやフォルダの管理ができない」「タイピングが遅い」など、基本的なパソコン操作に苦労する新入社員も見られるようで、就職するには基本的なパソコンスキルは身につけておきたいものです。
今回はパソコンスキルの身につけ方とスキルを証明する資格について紹介していきます。

新入社員がパソコンを使えないのは本当？

近年、新入社員のパソコンスキル低下が懸念されています。特にZ世代と呼ばれる若年層は、スマートフォンを主体としたデジタル環境で育ち、パソコン操作に不慣れな傾向が見られます。

パソコンよりもスマートフォン

Z世代（※1990年半ばから2010年代生まれの世代）は、情報収集やコミュニケーションの手段の一つとして、主にスマートフォンを使用する傾向があります。SNSや動画視聴など、日常生活の多くをスマートフォンで済ませるため、パソコンに触れる機会が少ないのです。しかし、ビジネスシーンでは、資料作成やデータ分析など、パソコンスキルが不可欠です。

そもそも、スマートフォンとパソコンでは利用の目的が違うことが多く、普段の生活ではスマートフォンを、ビジネスやクリエイティブな作業をするときにはパソコンと言ったように、使い分けていることが多くあります。

スマートフォンでもさまざまなことができるようになったとはいえ、パソコンの代替になるとはいえません。

パソコンスキルに自信がない

​新入社員の中には、「パソコンスキルに自信がない」と感じている人が少なくありません。特にWordやExcel、PowerPoint、ビジネスメールの使い方などのパソコンスキルに不安を抱える人がいます。実際にWHITE株式会社が行ったパソコンスキルの習熟度に関する調査によると、大学生の約4割が「あまりできない」と回答しています。

出典：WHITE株式会社「ITリテラシー実態調査」

https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000040.000029909.html

仕事はパソコンが不可欠

資料作成やデータ分析、メール作成など、仕事をするうえでパソコンは欠かせないツールです。資料の作成やデータの整理、メールのやり取りなど、ほとんどの業務がパソコンで行われるので、特に新入社員にとっては、基本的なパソコン操作ができるかどうかで仕事の進めやすさが大きく変わります。業務をスムーズにこなし、職場に早くなじむためにも、WordやExcel、メールの使い方など、基本的なパソコンスキルを身につけておくことが大切です。

社会人として身につけておきたい基本的なパソコンスキル

パソコンはビジネスの必須ツールであり、基本的なスキルを身につけることで仕事の効率がアップします。

タッチタイピング

タッチタイピングとは、キーボードを見ずにスムーズに文字を入力するスキルです。以前はブラインドタッチと言われていましたが、現在ではタッチタイピングと呼ばれています。仕事ではメール作成や資料作成など、パソコンで文字を打つ作業が多くあります。そこでタッチタイピングを身につけていると、作成のスピードが格段にアップします。

ショートカットキー

ショートカットキーは、マウスで行う操作をキーボード操作に置き換えることで、作業効率を向上させるスキルです。例えば、「Ctrl＋C（コピー）」「Ctrl＋V（貼り付け）」「Ctrl＋Z（元に戻す）」など、よく使う操作をショートカットキーで行うことで、マウスを使わずに作業できる為、作業時間を大幅に短縮できます。ほかにも日常でよく使う操作をショートカットで覚えておくことで効率よく進められるので、パソコン作業には必須のスキルになります。

Word・Excel・PowerPointのスキル

WordやExcel、PowerPointなどのMicrosoft Officeは社会人にとって基本中の基本ともいえるスキルです。Wordは文書作成、Excelはデータ管理、PowerPointはプレゼン資料作成など、これらのスキルを持っていると、仕事の正確さやスピードがアップし、一から操作を教えてもらわなくても、指示があればすぐに作業に取り掛かることができます。ほぼすべての職種で活用する場面が多いため、就職活動と同時に基本操作を身につけておきましょう。

メールのスキル

ビジネスでは、取引先や他部署など社内外でメールでのやり取りが行われます。そのため、相手に失礼のない丁寧な言葉遣いや、分かりやすい件名、簡潔な本文など、ビジネスマナーに基づいたメール作成スキルが求められます。また、添付ファイルの扱い方や、返信・転送などの基本操作もしっかりと理解しておく必要があります。

ファイル管理のスキル

業務をスムーズに進めるためには、ファイルを適切に管理する必要もあります。ファイル名に日付けを入れる等のルールを設けたり、用途ごとにフォルダを整理したりすることで、必要なデータをすぐに探し出せるようになり、業務の効率化につながります。また、不要なファイルは定期的に削除し、クラウドストレージを使ってデータを共有したり、バックアップを取ったりする習慣も大切です。効率的な作業環境を整えるために、基本的な管理方法はぜひ身につけておきましょう。

セキュリティのスキル

セキュリティの知識は社会人として必須です。パスワード管理やウイルス対策、情報漏洩対策など、これらは個人情報や企業情報を守るための対策のため、基本的な対策を理解して実践することが大切です。不審なメールやWebサイトには注意し、セキュリティに関する最新情報を常に把握しておくこと、そして社内のセキュリティポリシーを理解し、USBメモリや外部サービスの使用についても情報漏洩しないよう十分に注意することが重要になります。

パソコンスキルはどのようにして身につける？

パソコンスキルを身につける方法はさまざまですが、自分の学習スタイルや目的に合った方法を選ぶことが大切です。

本で学ぶ

本を使って学ぶ方法は、自分のペースで学びたい人におすすめです。初心者向けの入門書から、ExcelやPowerPointの実践的なスキルを学べる専門書まで、目的やレベルに合った様々な本があります。練習問題やサンプルファイルがついている本を選べば、実際に操作しながら学べるので、理解が深まりやすくなります。また、本の場合、持ち運びしやすいのもメリットで休憩時間中や通勤時などいつでもどこでも学べる環境ができるのもおすすめポイントです。

インターネットで学ぶ

インターネット上には、無料または有料のオンライン講座や学習サイトが多く存在します。YouTubeやオンライン講座では動画を見ながらわかりやすく学べるのが特徴です。また、動画はいつでも見られるものが多いので、寝る前の30分など自分のペースで進めることができます。また、分からないことがあれば、オンラインコミュニティやQ&Aサイトを活用することで、疑問点を解消したり、他の学習者と交流したりすることもでき、学習の励みにもなります。

スクールに通う

短期間で確実にパソコンスキルを習得したいなら、スクールに通うのがおすすめです。専門の講師から直接指導を受けられるため、独学では難しい部分もスムーズに学ぶことができ、実際の業務に即した内容を学べるため、実践的なスキルが身につきます。スクールによっては、就職支援やキャリアカウンセリングも行っており、スキル習得後の進路についても相談できるため、仕事に役立つアドバイスを得られる点も魅力です。

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資格を取得する

資格取得は、客観的に自分のパソコンスキルを証明する方法として効果的です。資格を持っていると就職や転職時にアピールしやすくなり、実務での自信にもつながります。資格取得のための学習でスキルを体系的に身に付ける事ができ、モチベーションも維持しやすいのがポイントです。資格取得までの学習計画を立てる工程も、社会人になってから役立つこともあります。

パソコンスキルを証明できる資格

パソコンスキルを客観的に証明するには、資格取得が効果的です。世界共通の基準でスキルを評価するため、就職や転職活動において、客観的なアピール材料となります。

MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）

この資格は、実務に役立つスキルを持っていることを示すものとして、多くの企業で評価されています。例えば、Wordの文書作成、Excelのデータ分析、PowerPointのプレゼンテーション作成など、業務でよく使用される機能に関する知識を証明できるため、就職活動や転職活動で大きな強みになります。

受験料：一般レベル ￥12,980／上級レベル ￥12,980

公式サイト：https://mos.odyssey-com.co.jp/

タイピング技能検定

タイピング技能検定は、正確で速いタイピングスキルを証明する資格です。試験では文章の入力速度と正確性が評価され、級ごとに難易度が異なります。パソコンを使う仕事ではスピーディーかつ正確なタイピングが求められるため、資格を取得しておくと実務での効率が上がり、自信を持って仕事に取り組むことができます。

受験料：7級・6級 ￥2,750／5級・4級 ￥3,850／3級・2級・1級・特急 ￥5,500

公式サイト：https://web.e-typing.ne.jp/?utm_source=chatgpt.com

日商PC検定

日本商工会議所が主催する資格試験で、ビジネスでのパソコン活用能力を評価します。WordやExcelを使った文書作成やデータ分析、PowerPointを活用したプレゼン資料の作成スキルなどが問われ、それぞれの種類に試験があります。企業での業務に直結する実践的なスキルを習得できるため、仕事の効率化やクオリティ向上に役立ちます。

受験料：3級 ￥5,500／2級 ￥7,700／1級 ￥11,000

公式サイト：https://www.kentei.ne.jp/pc?utm_source=chatgpt.com

Word文書処理技能検定試験

Wordを活用した文書作成スキルを証明する資格です。試験ではビジネス文書の作成や編集、レイアウト調整などの実務で役立つ操作が出題され、見やすい資料を作るための段組みや表の挿入、スタイルの活用などが求められます。

受験料：3級 ￥6,100／2級 ￥7,200／1級 ￥8,300

公式サイト：https://www.sikaku.gr.jp/ns/wd/

Excel表計算処理技能認定試験

エクセルを活用したデータ処理スキルを証明する資格で、データ入力や表の作成のほか、関数の活用、グラフ作成、マクロの操作など幅広い内容が試験範囲に含まれます。ビジネスでよく使われる操作が中心なので、実務に直結したスキルを身につけたい方におすすめです。

受験料：3級 ￥6,100／2級 ￥7,200／1級 ￥8,300

公式サイト：https://www.sikaku.gr.jp/ns/el/

PowerPointプレゼンテーション技能認定試験

わかりやすく効果的なプレゼン資料の作成スキルを評価する資格です。スライドの構成やデザイン、アニメーションの使い方、視覚的に伝わりやすいレイアウトの作成など、実践的なスキルが問われます。

受験料：初級 ￥6,100／上級 ￥7,200

公式サイト：https://www.sikaku.gr.jp/ns/pp/

Accessビジネスデータベース技能認定試験

データベース管理システム「Access」の操作スキルを証明する資格です。データの入力や管理、クエリ（検索・抽出機能）の作成、レポートの作成など、大量のデータを整理・分析するスキルを身につけたい人におすすめです。

受験料：3級 ￥6,100／2級 ￥7,200／1級 ￥8,300

公式サイト：https://www.sikaku.gr.jp/ns/ad/

VBAエキスパート

ExcelやAccessのVBA（Visual Basic for Applications）を使ったプログラミングスキルを証明する資格です。マクロの記録や編集、条件分岐やループ処理などの知識と操作力が身につけられ、事務職やシステム運用に関わる人におすすめです。

受験料： ベーシック ￥13,200／スタンダード　￥14,850

公式サイト：https://vbae.odyssey-com.co.jp/

まとめ

近年、スマホ世代の新入社員パソコンスキルの低下を感じている企業が多くあります。新入社員本人も基本操作に不安を抱える人も多くいます。ビジネスではパソコン操作は欠かせないものなので、さまざまな方法で学び、資格取得によってスキルを客観的に証明することで、仕事の効率アップにも繋がります。